Excel: Cinq questions à prendre en considération lors de l'élaboration d'un modèle Excel

Microsoft Excel Templates sont des outils fantastiques qui vous permettent d'amener votre équipe à mettre dans leurs données pour votre entreprise rapidement et facilement tout en permettant la consolidation des données avec très peu de travail. Il ya cependant cinq questions clés que vous devez considérer lors de l'élaboration du modèle Excel.

Question 1: Protéger la feuille et les cellules

Le premier problème lors de la création d'un modèle est de s'assurer que votre feuille de calcul et les cellules sont protégées. Par exemple, les cellules que vous voulez que les gens à placer les données dans devriez pas avoir appliqué la protection et les titres que vous devez utiliser pour expliquer où mettre les données en devrait en fait être protégés.

Suite à cette opération dans Microsoft Excel 2003, vous pouvez définir que les cellules qui sont protégés ne peuvent pas être choisis et je recommande que tous les secteurs phares sont réglés de cette façon ..

Question 2: Verrouiller le classeur contre les changements structurels

Il ya différents niveaux de sécurité dans Microsoft Excel, telles que la sécurité au niveau de la cellule, le niveau de travail et le niveau de classeur. Avant cela, je vous recommandons d'utiliser la protection à la feuille de calcul et le niveau de la cellule de limiter les gens peuvent avoir accès à certaines cellules. Le classeur doit également être protégé à ce que vos utilisateurs ne peuvent pas modifier le modèle sous-jacent. Vous pouvez définir deux niveaux de sécurité qui sont l'option Modifier et Lecture seule option. Le seul moment où vous utilisez l'option Lecture seule est de savoir si votre modèle est seulement utilisé pour imprimer les données.

Question 3: Utiliser la mise en forme pour le rendre facile de savoir où mettre les données

Il ya quelques principes fondamentaux que j'ai toujours suivre quand il s'agit de la mise en forme dans Microsoft Excel. Le fond de la zone où je veux que mon équipe pour saisir les données est toujours une couleur plus claire, avec les milieux titres en cours de formatage avec une couleur plus foncée. Cette stratégie est conforme à celle utilisée dans le développement de logiciels. Vous remarquerez dans des applications comme Microsoft Word, vous pouvez toujours taper le texte dans la zone claire et la zone plus sombre sont les rubriques.

Le revers de la médaille est que si votre arrière-plan est de couleur claire, le texte en cours de saisie doivent être d'une couleur sombre et pour les rubriques, si vos horizons rubrique sont sombres, le texte doit être léger.

Toujours attentivement lorsque vous utilisez les couleurs rouge, vert et bleu sur les modèles que les gens souffrant de daltonisme peut trouver ces couleurs confusion. L'autre question de regarder le formatage est de s'assurer que vos couleurs ne s'impriment pas correctement, surtout si vous avez utilisé la couleur sur l'écran mais elle imprime en noir et blanc. Certaines couleurs ne s'impriment pas bien sur les imprimantes noir et blanc.

Question 4: Cacher les cellules inutilisées

Une des plus grandes erreurs que je vois les gens font avec des modèles est de ne pas cacher les cellules inutilisées. Ayant des cellules unhidden court le risque que votre équipe peut mettre l'information dans la mauvaise position ou ils peuvent croire qu'ils doivent mettre plus d'informations sur que nécessaire. Toujours masquer vos cellules inutilisées.

Question 5: Utiliser le quadrillage formatés

Chaque fois que vous mettez en place une feuille de calcul où une série de données doivent être saisies toujours utiliser le quadrillage noir pour indiquer exactement où les données doivent être saisies. En général je vais utiliser le quadrillage que si je veux que mon équipe pour saisir les données. Je ne les utilisent généralement autour de l'actualité.

Ces cinq questions clés permettra de s'assurer que votre équipe utilise le modèle de la manière que vous le souhaitez. Pour finir, je voudrais esquisser dans une liste les cinq questions clés que vous devez considérer lors de l'élaboration d'un modèle Microsoft Excel:

Question 1: Protéger la feuille et les cellules

Question 2: Verrouiller le classeur contre les changements structurels

Question 3: Utiliser la mise en forme pour le rendre facile de savoir où mettre les données

Question 4: Cacher les cellules inutilisées

Question 5: Utiliser le quadrillage formatés...